AKANNI Jacques

Gestion de projet :

Méthode PERT

le 16 09 2009

  Méthode PERT

La méthode PERT est une technique permettant de gérer l'ordonnancement dans un projet. La méthode PERT consiste à représenter sous forme de graphe, un réseau de tâches dont l'enchaînement permet d'aboutir à l'atteinte des objectifs d'un projet.

Elle a été conçue par la marine américaine afin de permettre de coordonner les travaux de plusieurs milliers de personnes pour aboutir à la réalisation de missiles à ogives nucléaires POLARIS.

Ainsi, la méthode PERT implique au préalable :

·        Un découpage précis du projet en tâches ;

·        L'estimation du la durée de chaque tâche ;

·        La nomination d'un chef de projet chargé d'assurer le suivi du projet, de rendre compte si nécessaire et de prendre des décisions en cas d'écart par rapport aux prévisions.

Réseau PERT

Le réseau PERT (appelé parfois graphe PERT) est composé des éléments suivants

·        Tâche (parfois activité ou étape), représentée par une flèche. A chaque tâche correspond un code et une durée. Néanmoins, la longueur de la flèche est indépendante de la durée.

·        Etape, c'est-à-dire le début et la fin d'une tâche. Chaque tâche possède une étape de début et une étape de fin. A l'exception des étapes initiales et finales, chaque étape de fin est étape de début de la tâche suivante. Les étapes sont en règle générale numérotées et représentées par un cercle, mais elles peuvent parfois avoir d'autres formes (carré, rectangle, ovale, etc.).

·        Tâche fictive, représentée par une flèche en pointillés, permet d'indiquer les contraintes d'enchainement entre certaines étapes.

Développement économique 

Avoir des indicateurs pertinents

Le 14 mars 2014

Il existe une différence considérable entre les mesures habituelles des grandes variables socio-économiques, comme la croissance, l’inflation, les inégalités, etc., et la perception communément répandue de celles-ci. Le fossé est si large et concerne tant de pays qu’il ne peut s’expliquer ni par l’illusion monétaire ni par des traits psychologiques propres à la nature humaine. Les appareils statistiques de nos pays, bien que très rudimentaires ont montré certains mérites jusqu’à ces dernières années, mais doivent être revus en  profondeur.

Les seuls indicateurs de croissance économique (PNB et PIB) semblent souvent insuffisants pour rendre compte de l’évolution du bien être des populations et de la "soutenabilité" des modes de développement, il s’agit de trouver les bons indicateurs pour la mesure des performances économiques et du progrès social. Comment comprendre que certains pays à revenus plus élevés semblent moins « vivables » pour leurs populations que d’autres définis comme plus pauvres ?

Une commission présidée par le professeur Joseph E. Stiglitz, de l’université Columbia à New York, prix Nobel d’économie, a été mise en place, à l’initiative du Président de la République, au début de l’année 2008 pour définir de nouveaux indicateurs permettant de mieux mesurer la performance économique et le progrès social. La commission a remis son rapport au Président de la République le 14 septembre 2009.

Le rapport formule douze recommandations visant notamment à s’attacher plus aux revenus et à la consommation qu’à la production, à leur répartition et aux inégalités plutôt qu’à des moyennes, à mieux intégrer aux indicateurs les activités non marchandes domestiques, à prendre en compte des indicateurs de bien être comme la santé, l’éducation ou la sécurité, ou à mettre en place des indicateurs de développement durable qui répondent aux besoins du présent sans compromettre la capacité des générations futures à répondre aux leurs.

L’ensemble de l’appareil statistique de nos pays, notamment les Instituts nationaux de la statistique, devront s’adapter à ces nouvelles exigences et permettre de faire évoluer dans ce sens les systèmes statistiques des organisations internationales. Déjà un rapport de la Commission européenne préconise l’intégration au PIB de la dimension environnementale et le PNUD (Programme des Nations Unies pour le développement) utilise depuis 1990 un "Indice de développement humain" (IDH) prenant en compte, en plus du PIB, la santé, l’éducation ou le niveau de vie.

Plusieurs arguments peuvent expliquer le fossé qui sépare la mesure statistique des phénomènes socio-économiques et la perception de ces derniers par l’opinion :

•  les concepts statistiques peuvent être exacts, tandis que la mesure correspondante peut s’avérer imparfaite ;

•  des faiblesses conceptuelles peuvent exister. Nos statistiques peuvent ne pas couvrir certains phénomènes ayant une incidence croissante sur le bien-être des citoyens. Par exemple, si les citoyens sont préoccupés par la qualité de l’air et si la pollution de l’air augmente, des mesures statistiques qui ne prennent pas en compte cette dernière donneront une estimation inexacte de l’évolution du bien-être des citoyens ;

•  l’accroissement des inégalités réduit la pertinence des moyennes statistiques. Dans de telles circonstances, le PIB par habitant ne reflète pas la situation dans laquelle se trouvent la plupart des citoyens. Personne ne se reconnaît dans une valeur moyenne. Ainsi, l’évolution des prix des denrées alimentaires a des effets différents sur la situation économique des plus aisés et des plus défavorisés.

A la lumière de ce qui se passe dans les pays développés, l’Afrique devrait se pencher sur les indicateurs pertinents et s’attacher à définir les éléments qui participent à leurs évaluations. Il serait alors possible de proposer des indicateurs alternatifs susceptibles de fournir une meilleure description des performances économiques et du progrès social. Les travaux à conduire devrait faire le point sur les études antérieures comparables, tout en étant attentifs au nombre d’indicateurs à proposer. Dans ce domaine, comme toujours en économie, des compromis s’imposent : si un nombre accru d’indicateurs pourrait permettre de mieux rendre compte de la diversité des problèmes et des situations individuelles, une quantité excessive d’agrégats risquerait de brouiller la vision d’ensemble de la situation. À l’inverse, il serait difficile de concevoir des mesures économiques appropriées sur la base d’un indice unique qui engloberait de multiples phénomènes socioéconomiques.

Tout indicateur statistique est un agrégat de variables qui sont, en un sens, sans rapport entre elles. Lorsque nous évaluons le PIB, nous additionnons des pommes et des oranges, en utilisant à cet effet des prix relatifs. Si une orange coûte le double d’une pomme, chaque orange est comptabilisée comme deux pommes, selon le principe voulant que, sur des marchés concurrentiels, les prix relatifs traduisent les valorisations relatives marginales des biens. Tous les consommateurs estiment qu’une orange « vaut » le double d’une pomme. Ce principe peut toutefois être remis en cause, non seulement dans le cas des échanges marchands (par exemple, lorsque les marchés sont imparfaits) et plus encore si l’on considère, au-delà du PIB, les secteurs dans lesquels les échanges marchands sont limités ou inexistants. Dans ce dernier cas, la pertinence des indicateurs monétaires devient discutable. Des agrégats alternatifs peuvent être choisis à l’issue d’évaluations menées au niveau théorique et pratique.

Trois grands domaines de réflexion peuvent être retenus, permettant trois des grandes raisons déjà identifiées pour expliquer le fossé entre mesure et perception des phénomènes :

(i)  Questions classiques de mesure du PIB (Classical GDP issues) : en réponse aux limites du PIB comme indicateur du progrès socioéconomique ou des résultats économiques, il convient de chercher à élargir ou à repenser le cadre conceptuel actuel ;

(ii)  Développement durable et environnement (Sustainable development and environment) : la durabilité est l’une des préoccupations principales quant aux mesures actuelles de la performance économique et du progrès social, or l’environnement est l’un des domaines où cette question se pose avec le plus d’acuité ;

(iii)   Qualité de vie (Quality of life) : ce domaine de réflexion concerne une mesure du progrès social qui prendrait en compte le concept de bien-être selon une perspective élargie, notamment par le biais d’indicateurs reprenant les déclarations des citoyens concernant le bien-être ressenti.

Le revenu disponible constitue une bonne approche du pouvoir d’achat des pays et des ménages…

Le PIB représente la valeur brute des biens et services produits au sein d’un pays au cours d’une année (ou d’un trimestre). Il laisse de côté plusieurs paramètres, comme la dépréciation des biens d’investissement, la diminution des ressources naturelles ou la dégradation de l’environnement. Lorsqu’une part importante de la production doit être mise de côté en vue du renouvellement d’outils industriels ou d’autres biens d’investissement, la capacité de consommation d’une société est inférieure à ce qu’elle aurait pu être si les besoins de renouvellement avaient été moins importants. Ainsi, la prise en compte de la perte de valeur doit donner lieu à un ajustement immédiat du PIB afin d’obtenir une estimation du Produit intérieur net (PIN). Les économistes ont privilégié le PIB par rapport au PIN en partie du fait de la difficulté à évaluer cette perte de valeur. La dépréciation économique se définit comme l’évolution de la valeur d’une machine compte tenu de son usure et de la réduction de sa durée de vie restante. La plupart des entreprises appliquent toutefois des valeurs approximatives : une voiture ayant une durée de vie de 10 ans en moyenne, sa dépréciation annuelle sera estimée à un dixième de sa valeur. Tant que la structure de la production reste inchangée, PIB et PIN suivent une évolution similaire. Nous savons que le PIB surestime la production nette, et un changement de quelques points du PIB fournit une bonne estimation de l’évolution du PIN. Toutefois, ces dernières années, la structure de la production a changé de manière spectaculaire. Les industries manufacturières ont décliné au profit des technologies de l’information. La durée de vie moyenne d’un ordinateur ou d’un logiciel n’ayant rien à voir avec celle d’une aciérie, l’écart entre PIB et PIN est susceptible de s’accroître.

Certains pays sont confrontés à un problème plus important encore : les mesures classiques du PIN ne tiennent pas compte de la diminution de ressources naturelles limitées ni de la dégradation des actifs naturels de l’environnement, dont nous commençons à reconnaître l’importance. Dans certains pays à forte activité minière, l’ouverture d’une nouvelle mine se traduira par une forte augmentation du PIB, alors qu’en cas de prise en compte de la dégradation de l’environnement et de la diminution des ressources naturelles, on pourrait en fait enregistrer une baisse du PIN. Lorsque les paramètres de la dégradation de l’environnement et de la diminution des ressources naturelles entrent en ligne de compte, on parle de PIB vert ou de PIN vert.

Cependant, une partie des revenus produits par les résidents quitte leur pays d’origine, tandis que certains résidents reçoivent des revenus de l’étranger. En conséquence, notre recherche d’un indicateur du revenu disponible suppose d’apporter un deuxième ajustement au PIB en tenant compte de ces transferts internationaux. L’agrégat ainsi obtenu est le revenu national net ou RNN, autre indicateur classique de la comptabilité nationale des différents pays.

Tant la mondialisation que le recul des industries manufacturières au profit des services ont contribué à accroître l’écart qui sépare le PIB du RNN. Il convient de mesurer l’importance de ce phénomène et son incidence sur la perception du bien-être économique relatif. Considérons, par exemple, un pays où la part de la production des entreprises étrangères augmenterait régulièrement : les profits de ces sociétés seraient comptabilisés dans le PIB sans pour autant alimenter le pouvoir d’achat des citoyens de ce pays. Or, du point de vue d’un pays pauvre en développement, ce n’est pas tant la hausse du PIB qui importe que l’amélioration du niveau de vie des habitants. C’est en particulier le cas des pays qui dépendent fortement de leur production minière ou pétrolière dont ils retirent une faible redevance tandis que la plupart des bénéfices sont perçus par la multinationale qui exploite les ressources en question.

Le revenu réel total de la production qui revient aux habitants dépend en outre du taux de change qui s’applique aux exportations et aux importations du pays considéré. C’est l’une des difficultés classiques de construction des agrégats évoquées plus haut. Le problème provient des variations importantes des taux de change, qui correspondent rarement à celles du pouvoir d’achat. Des écarts important affectent ainsi les comparaisons (entre pays ou périodes), tandis que les tentatives d’évaluation des parités de pouvoir d’achat (PPA) demeurent controversées.

La prise en compte de ces évolutions en prix relatifs, ainsi que des transferts internationaux réels et de la dépréciation réelle, permet d’obtenir un indicateur du revenu national net réel pour l’ensemble de l’économie concernée.

Le revenu national peut être déterminé à l’échelle d’un pays dans son ensemble mais aussi à l’échelle des ménages. Une partie des revenus des citoyens est soumise à la fiscalité : elle est exclue du revenu disponible. Toutefois, l’État effectue ces prélèvements dans le but de fournir des biens et des services au public et de pratiquer une redistribution des revenus entre les citoyens (au profit des plus démunis en règle générale). Certains ménages reçoivent ainsi de l’État des revenus de transfert et tous reçoivent des avantages. Un agrégat couramment utilisé ajoute et soustrait ces revenus de transfert, sans toutefois inclure l’ajustement correspondant à la valeur des biens et services fournis par l’État. Cet indicateur est censé fournir une évaluation du revenu disponible des ménages. Il s’avère cependant plutôt inadéquat et constitue un indicateur particulier, à l’utilité discutable aux fins de comparaisons entre pays ou périodes. Prenons ainsi l’hypothèse d’une société où chaque individu détient un plan d’épargne retraite privé qui lui assurera une pension de retraite égale à 80 % de son revenu moyen. Chacun acquitte une cotisation annuelle représentant 10 % de son revenu actuel. Les frais de transaction s’élèvent à 10 % de cette cotisation. Supposons à présent que l’État décide de verser la même pension de retraite à tous ses citoyens, opération qu’il finance par un impôt de 10 %, et que la population augmente de telle sorte que les « cotisants » sont bien plus nombreux que les bénéficiaires. Rien n’a changé, sinon que l’État prélève la cotisation et la redistribue ; toutefois, selon les statistiques, le revenu disponible peut avoir enregistré une baisse considérable. Si l’État se montre plus efficient, diminuant les frais de transaction et ne réalisant aucun bénéfice, les statistiques peuvent afficher une baisse du revenu disponible courant alors que les conditions de vie dans cette société se sont à l’évidence améliorées.

… et les questions liées à la répartition peuvent être prises en compte

Le revenu disponible moyen par personne est un critère utile, mais qui ne fournit aucune indication sur la manière dont les ressources disponibles sont réparties entre les personnes et les ménages. Par exemple, le revenu par habitant peut demeurer inchangé, alors même que la répartition des revenus devient plus inégalitaire. Il est donc nécessaire de considérer les informations sur le revenu disponible en fonction des différentes classes de revenu. Un moyen simple de tenir compte des questions de répartition consiste à mesurer le revenu disponible médian, qui est tel que les revenus de la moitié de la population lui sont supérieurs et les revenus de l’autre moitié, inférieurs. Lorsque les inégalités se creusent, il est possible que l’écart entre le revenu médian et le revenu moyen s’accentue ; concentrer son attention sur le revenu moyen ne permet pas d’obtenir une idée précise du bien-être économique d’un membre « lambda » de la société. Or, il apparaît qu’au cours des dernières années, dans certains pays comme par exemple aux États-Unis, le revenu médian des ménages a diminué par rapport au revenu moyen, ce qui est le signe d’un élargissement de la distribution des revenus.

Afin de tenir compte de la démographie et des questions de répartition lors de la mesure du revenu, il convient, dans un deuxième temps, d’examiner le revenu disponible par unité de consommation ou par ménage plutôt que par personne. Les unités de consommation désignent un système de pondération attribuant un coefficient à chaque membre du ménage, ainsi considéré en fonction de sa taille. Leur utilisation permet de tenir compte de l’existence de coûts fixes dans chaque ménage. Cette pondération revêt une importance croissante, car la taille des unités de consommation évolue. En France, par exemple, le revenu disponible réel par habitant a augmenté de 1,6 % par an entre 1974 et 2006, tandis que le revenu réel par unité de consommation croissait de 1,3 %. Des travaux de l’OCDE ont montré des différences plus accentuées dans d’autres pays.

Dans toutes les mesures que nous avons effectuées, nous avons tenu compte de l’évolution des prix au cours du temps. Nous ne nous sommes pas contentés de mesurer le revenu monétaire. Les agences statistiques calculent la hausse des prix en se basant sur ce qu’il en coûte d’acheter un panier de produits donnés. Là où le bât blesse, c’est que des personnes différentes ne vont pas acheter les mêmes produits. Les plus démunis dépensent davantage en denrées alimentaires et les plus riches en loisirs. Lorsque tous les prix évoluent de la même manière, le fait d’avoir plusieurs indices en fonction des catégories de population n’est pas forcément utile. Mais récemment, en raison de la flambée des prix du pétrole et des denrées alimentaires, on observe des différences marquées. Les revenus réels des personnes économiquement faibles ont parfois diminué de 50% voire plus, tandis que ceux des catégories les plus aisées ont à peine été affectés. Il est nécessaire de disposer d’un indice des prix à la consommation privée (réelle) pour les principales catégories de la société (par âge, niveau de revenu, milieu rural/urbain), si nous devons apprécier la situation économique de ces dernières. De tels indices font défaut dans la plupart des pays mais pourraient être disponibles à moindre coût. Leur mise au point devrait constituer un objectif de recherche à moyen terme.

Les problèmes que pose l’élaboration d’indices pertinents sont assez bien compris, mais l’évolution rapide des prix relatifs et des structures économiques est telle que les indices de prix construits de manière traditionnelle peuvent s’avérer totalement inadéquats. Si l’inflation est surévaluée, cela impliquerait que la croissance réelle serait sous-évaluée dans la même proportion. En outre, il est à souligner que les problèmes liés aux ajustements rendus nécessaires par l’amélioration de la qualité ou à l’apparition de nouveaux produits (ce qui se vérifie surtout dans les secteurs qui évoluent rapidement tels que la santé ou les technologies de l’information, mais aussi dans le commerce de détail) et les problèmes liés à la collecte des données, à une époque où une part croissante des ventes est réalisée par Internet, à prix réduits ou dans des magasins à prix cassés. Par ailleurs, suite à la révision des lignes directrices internationales, les États-Unis et plusieurs autres pays de l’OCDE ont adopté une méthode de pondération en chaîne pour mesurer leur PIB, qui peut faire apparaître des différences marquées par rapport aux estimations du PIB selon les méthodes classiques de pondération fixe.

Tout ceci pour mettre en lumière la différence que l’on peut constater sur les mêmes notions économiques parce que les bases de conception des agrégats qui ont permis de les déterminer ne sont pas les mêmes. C’est aussi dans le même esprit que nos pays ont subi les retombées négatives sur le plan de l’éducation et la santé quand il a été questions des ajustements structurels imposés par la Banque Mondiale sur la base d’indicateurs qui sont aujourd’hui remis en question : mais le mal est déjà fait.

Nous sommes aujourd’hui contraints de faire appel à des données statistiques construites dans les pays développés pour bâtir nos prévisions car nous sommes incapables de définir et proposer nos propres solutions statistiques sur les réalités vécues au sein de nos économies et de nos populations. Il faudrait que l’Afrique de réveille et que nos dirigeants comprennent encore mieux l’importance des travaux en matière de statistiques et que des structures soient mises en place pour les collecter, les analyser et les construire dans un esprit qui reflète les réalités dont elles sont sensées rendre compte.

Par Jacques AKANNI

Ingénieur Polytechnicien en Informatique et Gestion

Consultant en Audit, Organisation et Méthodes,

Système d’Information et Statistiques

REFORME DE L’ADMINISTRATION PUBLIQUE

PLAN DE STRATEGIE DU SYSTEME D’INFORMATION DE L’ADMINISTRATION PUBLIQUE

(Version 1)

Par J. AKANNI, Consultant en Informatique, système d’information et organisation 

La question du système d’information de l’administration publique et donc de la réforme de l'administration se pose au sein de la question plus vaste de la réforme de l’Etat. Cette question de la réforme de l’Etat est particulièrement importante aujourd'hui, dans le contexte de la mondialisation ; elle implique que, pour remédier en profondeur aux problèmes qui se posent, on discute et on réaffirme les grandes finalités de l’Etat : lutte contre les inégalités, cohésion sociale, protection sociale, politique économique. Le problème de la réforme de l'administration est alors bien distinct de ces interrogations fondamentales ; pour résumer, on peut dire qu’il consiste en effet à s’intéresser non aux fins mais aux moyens de l’action publique, c'est-à-dire à cet instrument de l’action publique qu’est l’administration. Le thème de la réforme de l'administration peut donc apparaître comme technique et somme toute secondaire. Or on peut justement défendre la thèse contraire selon laquelle la réforme de l'administration constitue un thème politique majeur, principalement en ce qu’elle est nécessaire pour que l’Etat puisse accomplir ou mieux accomplir ses finalités propres.

Il faut donc examiner le concept central d’efficacité de l’Etat. L’efficacité est un rapport entre l’importance des moyens engagés pour atteindre certaines fins et la dimension de ces fins elles-mêmes. Or l’Etat a certaines fins générales (telles que la justice sociale), pour lesquelles chaque administration a des fins plus particulières, relativement constantes d’une année à l’autre. Par exemple récolter les impôts, soigner les patients dans les hôpitaux, faire respecter la loi. Un des grands mots d’ordre de la réforme de l'administration (et de sa pédagogie) est : « l’administration peut faire aussi bien avec moins de moyens, ou mieux avec autant de moyens » ; cette idée-clef de la réforme de l'administration est loin d’être admise, puisque tout le monde tend à identifier les résultats d’une administration à l’importance de ses crédits, et à considérer l’augmentation des crédits d’une administration comme le seul facteur d’amélioration de sa situation.

« Performance », « productivité », « efficacité » : peut-on rejeter l’application de ces termes à l’Etat en expliquant qu’ils caractérisent le monde de l’entreprise ? Il y a effectivement une différence fondamentale entre les finalités de l’entreprise et celles de l’Etat : la recherche du profit ou de la croissance du chiffre d’affaire, contre la recherche de la justice, de la cohésion sociale, du bien commun (un ensemble de valeurs). Mais parce que la notion d’efficacité est relative à une finalité, elle peut, une fois la différence des fins posée, s’appliquer aussi bien à l’Etat qu’aux entreprises. Si la différence entre l’Etat et les entreprises est effectivement essentielle, tout l’enjeu du débat consiste à essayer d’emprunter aux entreprises ce qu’elles ont de meilleur et qui n’est pas relatif à leurs finalités, puisque cela relève de méthodes d’organisation du travail : leur capacité à s’adapter et à changer, leur rationalité dans l’organisation, leur efficacité. Donc il faut dire qu’entreprendre d’améliorer l’efficacité et la productivité de l’Etat n’est pas du tout la même chose que de soumettre l’Etat à une logique de profit et de rentabilité (même si les deux peuvent être confondus dans le discours de l’idéologie libérale sur l’Etat).

 A quelle administration aspire la Guinée Bissau ? Cette question trouvera des réponses dans le cadre du système d’information qu’il développera pour accompagner son action.

 L’Administration peut être bâtie sur cette vision simplifiée :

le service au citoyen, le pilotage des politiques publiques et l’allocation et la gestion des ressources. Chaque aspect de la vision implique des logiques, des principes et des modalités différents, comme indiqué dans la figure ci-après.

La gouvernance électronique

Dans ce document, « Gouvernance électronique » signifie :

L’ensemble des mesures ou décisions qui contribuent à définir le cadre dans lequel évolue la société du savoir, l’administration électronique et plus généralement les TIC.

La gouvernance électronique publique s’inscrit dans un cadre plus large qui est celui de la modernisation de l’État et englobera notamment des mesures de standardisation, de mise en œuvre de moyens technologiques, de refonte organisationnelle et de réforme administrative.

La gouvernance électronique ou e-Governance ou gouvernance en ligne désigne la manière de diriger et d'administrer propre à un gouvernement en ligne, permettant à celui-ci, grâce à l'utilisation d'Internet et des Technologies de l’Information et de la Communication (TICs), d'améliorer les services publics, de développer la responsabilisation et la transparence dans les relations entre les citoyens et l'Administration, tout en favorisant le développement d'une société de l'information et le processus de démocratisation qui l'accompagne.

Le gouvernement en ligne fait référence à l'ensemble des services gouvernementaux accessibles aux citoyens par Internet, la gouvernance en ligne favorise, de son côté, une participation directe des citoyens dans le processus de décision gouvernemental et reflète leurs besoins réels et leur bien-être, en bénéficiant du gouvernement électronique comme outil La stratégie d’appui au renforcement de la gouvernance électronique qui sera présentée dans cette partie s’inscrit dans les orientations du plan national de bonne gouvernance adopté par le gouvernement du Guinée Bissau   en 1998. Ce plan vise à créer les conditions pour réduire les charges de fonctionnement de l’état et améliorer la transparence, la productivité, la qualité des services et la pertinence des prises de décisions et la mobilisation sociale.

Les prestations électroniques en générale peuvent contribuer à améliorer la qualité des services, réduire la bureaucratie, éliminer les étapes et les files d’attente inutile. En effet ce type de service permet à chaque personne d’être servi dans un temps relativement bref et en un seul endroit.

Dans nos objectifs, nous nous limitons aux produits et aux stratégies de développement des outils.

Objectifs du système d’information

·        -  Efficience et efficacité de l’administration publique

·         - Meilleurs services aux populations

·         - Transparence

·         - Inclusion et participation

·         - Compétitivité économique

·         - Connaissance

·         - Conformité des propositions avec le cadre défini par les lois organiques nationales et les dispositions sous-régionales et régionales

Services demandés

Les acteurs

·  Administration publiques

·  ONGs et partenaires au développement

Les infrastructures de base

·  Informatique

· Téléphonie fixe

· Téléphonie mobile

· Internet

· Coûts des moyens de communication 

Les ressources humaines

·  Organisation des services de support et d’appui

· Qualité des ressources humaines

Les domaines d’actions

Il s’agit des domaines dans lesquels l’amélioration des services de l’administration publique est souhaitée.

Organisation et gestion

·   Identification et documentation des différentes procédures

existantes

·  Simplification et réduction du nombre de procédures

·  Méthodes et procédures formalisées

·  Mise à disposition d’outils, de méthodes et de services (en ligne si possible)

·   De l’administration « papier » vers l’administration électronique

·   Formations

Les produits et services

·  Gestion des informations

·  Production de contenu

·  Diffusion de contenu

·  Numérisation

·  Classification et archivage

·  Accessibilité

Technologies et infrastructures

·  Interopérabilité

·  Veille technologique et stratégique

·  Infrastructures

·  Education et formation aux nouvelles technologies

Sécurité

·  Sécurité et vie privée

·  Action et prévention

·  Réaction

·  Législation

·  Veille technologique et législative

Cadre législatif

Un comité technique interministériel

Pour la mise en œuvre, un comité technique interministériel doit être mis en place. Il est composé de hauts fonctionnaires ; chacun représentant l’un des ministères pour lesquels des sous projets ou produits sont en cours de développement ou de mise en œuvre.

Le Comité technique a pour mission d’assurer la transversalité des activités en faisant en sorte que les préoccupations de tous les ministères soient prises en compte et que les mesures prises puissent être mises en œuvre partout.

Le cadre général de la fonction publique

Séminaire national inter ministériel sur la fonction publique 

Plan indicatif du séminaire

Chapitre 1 La fonction publique dans l’Etat

I         La notion de fonction publique 

A         Aspects généraux

1.     Un personnel qui exerce une activité professionnelle au service des collectivités publiques

2.     Des relations de travail particulières (neutralité, hiérarchie, participation)

B         Les systèmes de fonction publique

1.     Le système de l’emploi

2.     Le système de la carrière

II        La fonction publique de la nation

A         L’évolution historique

1.     Les prémices

2.     Les statuts

B         Les sources du droit de la fonction publique

1.     Les sources internes

2.     Les sources externes

Chapitre 2 La composition de la fonction publique

I         La variété des agents de l’administration

A         La distinction entre agents de droit public et agents de droit privé

1.      les agents publics

a)     la détermination par la Loi

b)     les agents de droit public

2.     les agents de droit privé

B         La distinction entre agents titulaires et non titulaires

1. Les fonctionnaires
2.  Les agents non titulaires

a)     les stagiaires

b)     les auxiliaires

c)     les autres agents non titulaires

C        Les mesures de résorption des non titulaires

1. Le principe de l’emploi exclusif des fonctionnaires
2. L’intégration des non titulaires

II        Les règles statutaires

A         La règle générale : une situation statutaire et réglementaire

1. L’abandon de la théorie du contrat de fonction publique
2. Les conséquences de cette situation légale et réglementaire

B         Les règles communes : les statuts généraux

1. Les statuts de la fonction publique civile
2. Le statut des militaires

C        Les adaptations : les statuts particuliers

Chapitre 3 : l’organisation de la fonction publique

I         Les structures de gestion et de participation

A         Les organes de gestion

1. Les organes à compétence nationale

a)     le gouvernement

b)     Autres organes

1. Les organes à compétence locale

B         Les organes de participation

1. Les conseils supérieurs
2. Les comités institués dans les services (CTP, CHS)
3. Les commissions administratives paritaires

II        La structure interne de la fonction publique

A         L’organisation en corps et en catégories

1. Les corps de fonctionnaires

a)     La notion de corps et de cadre d’emploi

b)     Les changements de corps

1. Les catégories de corps

a)     La notion de catégorie

b)     La répartition des corps entre les catégories

B         L’organisation en grades et en emplois

1. Le grade et ses subdivisions

a)     Le grade et les classes

b)     Le grade et les échelons

1. Le grade et l’emploi

a)     La distinction du grade et de l’emploi

b)     La relation entre grade et emploi

c)     Les cas d’inamovibilité

On disposera ainsi de toutes les définitions fonctionnelles du système de gestion des ressources humaines de l’Etat pour une modélisation parfaite.

AKANNI Jacques, Expert international

Projet de mise en œuvre du Système informatique pour la Gestion des finances publiques et L’Administration des ressources Humaines de l’Etat

Data Center

Octobre 2010

background: white;">La Gouvernance électronique

background: white;">Les domaines d’action :

background: white;">La sécurité et le cadre législatif

background: white;"> 

background: white;">Domaine : Gouvernance

background: white;"> 

background: white;">Le 10 10 2013

background: white;">Par Jacques AKANNI

background: white;">Ingénieur Polytechnicien en Informatique et Gestion

background: white;">Expert en Audit, Organisation et Méthodes,

background: white;">Système d’Information et Statistiques

INTRODUCTION

Dans ce document, « Gouvernance électronique » signifie :

L’ensemble des mesures ou décisions qui contribuent à définir le cadre dans lequel évolue la société du savoir, l’administration électronique et plus généralement les TIC.

La gouvernance électronique publique s’inscrit dans un cadre plus large qui est celui de la modernisation de l’État et englobera notamment des mesures de standardisation, de mise en œuvre de moyens technologiques, de refonte organisationnelle et de réforme administrative.

La gouvernance électronique ou e-Governance ou gouvernance en ligne désigne la manière de diriger et d'administrer propre à un gouvernement en ligne, permettant à celui-ci, grâce à l'utilisation d'Internet et des Technologies de l’Information et de la Communication (TICs), d'améliorer les services publics, de développer la responsabilisation et la transparence dans les relations entre les citoyens et l'Administration, tout en favorisant le développement d'une société de l'information et le processus de démocratisation qui l'accompagne.

Le gouvernement en ligne fait référence à l'ensemble des services gouvernementaux accessibles aux citoyens par Internet, la gouvernance en ligne favorise, de son côté, une participation directe des citoyens dans le processus de décision gouvernemental et reflète leurs besoins réels et leur bien-être, en bénéficiant du gouvernement électronique comme outil La stratégie d’appui au renforcement de la gouvernance électronique s’inscrit généralement dans les orientations du plan national de bonne gouvernance adopté par le gouvernement. Ce plan vise à créer les conditions pour réduire les charges de fonctionnement de l’état et améliorer la transparence, la productivité, la qualité des services et la pertinence des prises de décisions et la mobilisation sociale.

Les prestations électroniques en générale peuvent contribuent à améliorer la qualité des services, réduire la bureaucratie, éliminer les étapes et les files d’attente inutile. En effet ce type de service permet à chaque personne d’être servie dans un temps relativement bref et en un seul endroit.

Pour des raisons spécifiques au contexte africain, nous n’allons pas limiter le champ de la gouvernance électronique au seul volet électronique. Nous intégrerons également l’utilisation d’autres médias de masse tel la radio, la télévision, les journaux. Ce rapport sectoriel sur la gouvernance électronique se compose de trois parties :

La première fait l’état des lieux en matière de gouvernance électronique, la deuxième décrit les produits et les stratégies de développement de la gouvernance électronique, enfin la troisième partie fait ressortir les mécanismes de suivi évaluations des différents produits.

DOMAINE D’ACTION

Sont décrits ci-dessous les différents aspects qui devront être pris en considération par les multiples chantiers de la mise en œuvre de la gouvernance électronique.

Ce chapitre a pour objet de fournir une vision très large des mesures qui devront être successivement inscrites dans le plan d’action qui identifie des projets de réalisation à court et à moyen terme.

3.4.  SECURITE

3.4.1.SÉCURITÉ ET VIE PRIVÉE

Les données sont sécurisées si à chaque moment leur disponibilité, leur intégrité et leur confidentialité est garantie.

La sécurité juridique doit aussi être garantie via une législation adaptée et des moyens techniques appropriés. Pour un grand nombre de services électronique proposés et pour les contrats en ligne, il est nécessaire d’être certain de l’identité de la personne qui veut profiter du service ou qui veut conclure un contrat. Il faut aussi pouvoir prouver par la suite qu’il y a eu effectivement lien contractuel ou mise à disposition d’un service.

Il faut donc que des mécanismes sûrs d’authentification et de signatures électroniques soient utilisés. Il faut aussi que le cadre légal reconnaisse la valeur juridique de ces mécanismes.

La vie privée des citoyens doit être respectée. Doivent évidemment être respectées les normes légales nationales ou sous régionales dans la matière.

L’État doit s’abstenir de demander des informations personnelles inutilement ou de forcer, par la programmation de ses sites ou de ses applications, l’utilisateur de configurer ses logiciels de manière à ce que des risques de violation de la vie privée par d’autres personnes ou par des sociétés privées en découleraient.

L’État devrait aussi normalement mettre en place des moyens qui permettent au citoyen de consulter en ligne les données personnelles qu’il détient à son sujet.

Les 4 axes à prendre en compte en matière de sécurité et de vie privée sont :

-     L’action et la prévention

-     La réaction

-     La législation

-     La veille

Le Service eGouvernement de l’Etat (SEGE) est naturellement et logiquement en charge de la coordination générale pour l’ensemble du domaine de la sécurité au niveau des TICs. Vu qu’il s’agit d’un des principaux domaines d’action en matière de gouvernance électronique et vu que le SEGB est responsable de la coordination et de la planification pour l’ensemble de la gouvernance électronique. Cela n’empêche pas que pour certains volets d’un axe, d’autres acteurs, plus compétents en la matière, aient un rôle important ou même prépondérant à jouer.

3.4.2.ACTION ET PRÉVENTION

Sécurisation des infrastructures et du contenu

Les infrastructures doivent être sûres. La dépendance de l’État et du pays tout entier vis-à-vis des TIC va croissante. La vulnérabilité des infrastructures vis-à-vis de catastrophes naturelles (incendies, inondations, etc.), vis-à-vis d’attentats, d’actes de piratage ou vis-à-vis de toute autre acte qui pourrait compromettre leur bon fonctionnement et leur disponibilité doit être réduite à un minimum.

Les données doivent être sûres. C’est-à-dire des procédures doivent être en place qui préviennent la perte ou l’altération de données, qu’elles soient accidentelles ou provoquées par des personnes non autorisées ou malveillantes.

La traçabilité des modifications ou des accès sur des données sensibles ou confidentielles doit être assurée. L’accès aux données sensibles ou confidentielles doit être contrôlé via des systèmes qui gèrent les droits d’accès de manière fiable et sûre. La transmission de données sensibles ou confidentielles dans des réseaux non sécurisés doit se faire sous forme cryptée.

L’État devra notamment mettre en œuvre un projet de mise en place d’une authentification et signature électronique commune.

L’ensemble de ces aspects est couvert par les projets d’infrastructure.

Information, communication, formation et sensibilisation des différents utilisateurs et acteurs

Ce volet vise à informer, à former et à sensibiliser les utilisateurs et les acteurs sur les risques qu’ils courent et les précautions et moyens de protection qui existent en ce qui concerne la sécurité, la protection de la vie privée et la protection des mineurs dans le domaine des technologies de l’information et de la communication qui sont de plus en plus omniprésentes.

D’autres projets devraient être lancés en matière de formations, notamment en ce qui concernent les aspects de la sécurité et de la protection de la vie privée.

Les principaux acteurs dans ce domaine seront le SEGB, le Ministère de l’Économie et le Ministère de l’Éducation nationale.

Les différentes initiatives devront être coordonnées par le SEGB et être conformes aux stratégies générales poursuivies.

3.4.3.RÉACTION

Assistance, aide et conseil

En ce qui concerne ce volet, l’État devra veiller à mettre en place une seule hotline qui couvre l’ensemble des thèmes de la sécurité, de la protection de la vie privée et de la protection des mineurs.

Les différentes initiatives existantes ou sur le point de naître devront, dans l’intérêt des utilisateurs, être coordonnées et être fusionnées dans une seule hotline. Cela n’empêche pas, pour des questions plus complexes ou plus spécifiques, le recours par les gestionnaires de la hotline à des experts plus spécialisés au sein des différents ministères ou administrations concernés.

Les organismes concernés par cette hotline sont normalement le Ministère de l’Économie, le Ministère de l’Éducation nationale, le Ministère de la Famille ou son equivalent, la Commission nationale pour la protection des données et la Police. Le rôle du SEGB se limite dans ce domaine à une mission de coordination générale entre les différentes initiatives et à être le gardien des intérêts des utilisateurs finaux lors de la mise en place d’une hotline commune et unique.

Intervention

L’intervention sur incidents est essentiellement de la mission du Centre informatique de l’État et des autres services informatiques du secteur public.

Répression

La répression de crimes et de délits commis en matière de sécurité, de protection de la vie privée et de protection des mineurs est évidemment du ressort de la police et de la justice.

3.4.4.LÉGISLATION

La législation devra le cas échéant être adaptée pour combattre des risques courus ou des abus commis en matière de sécurité, de protection des données ou de protection des mineurs. La voie législative ne devrait être choisie que pour les aspects et problèmes qui ne peuvent pas être résolus par d’autres moyens.

3.4.5.VEILLE TECHNOLOGIQUE ET LEGISLATIVE

Une veille permanente devra être assurée au niveau technologique et législatif. Il sera par ailleurs utile de mettre en place un réseau de personnes ou de structures qui permettent de collecter de manière efficace des informations sur les incidents constatés ou des évolutions importantes au niveau de la sécurité.

3.5.  CADRE LÉGISLATIF

Le cadre législatif doit évidemment être adapté en fonction des changements identifiés comme nécessaires lors de la progression du chantier de la construction de la gouvernance électronique. Globalement la simplicité reste aussi ici un but à rechercher.

Ce cadre doit notamment, entre bien d’autres, contribuer à inscrire dans les faits des principes comme le respect de la vie privée, la sécurité, l’accessibilité ou la réforme administrative.

background: white;">La Gouvernance électronique

background: white;">Les domaines d’action :

background: white;">Les technologies et les infrastructures

background: white;">Domaine : Gouvernance

background: white;">Le 10 10 2013

background: white;">Par Jacques AKANNI

background: white;">Ingénieur Polytechnicien en Informatique et Gestion

background: white;">Expert en Audit, Organisation et Méthodes,

background: white;">Système d’Information et Statistiques

INTRODUCTION

Dans ce document, « Gouvernance électronique » signifie :

L’ensemble des mesures ou décisions qui contribuent à définir le cadre dans lequel évolue la société du savoir, l’administration électronique et plus généralement les TIC.

La gouvernance électronique publique s’inscrit dans un cadre plus large qui est celui de la modernisation de l’État et englobera notamment des mesures de standardisation, de mise en œuvre de moyens technologiques, de refonte organisationnelle et de réforme administrative.

La gouvernance électronique ou e-Governance ou gouvernance en ligne désigne la manière de diriger et d'administrer propre à un gouvernement en ligne, permettant à celui-ci, grâce à l'utilisation d'Internet et des Technologies de l’Information et de la Communication (TICs), d'améliorer les services publics, de développer la responsabilisation et la transparence dans les relations entre les citoyens et l'Administration, tout en favorisant le développement d'une société de l'information et le processus de démocratisation qui l'accompagne.

Le gouvernement en ligne fait référence à l'ensemble des services gouvernementaux accessibles aux citoyens par Internet, la gouvernance en ligne favorise, de son côté, une participation directe des citoyens dans le processus de décision gouvernemental et reflète leurs besoins réels et leur bien-être, en bénéficiant du gouvernement électronique comme outil La stratégie d’appui au renforcement de la gouvernance électronique s’inscrit généralement dans les orientations du plan national de bonne gouvernance adopté par le gouvernement. Ce plan vise à créer les conditions pour réduire les charges de fonctionnement de l’état et améliorer la transparence, la productivité, la qualité des services et la pertinence des prises de décisions et la mobilisation sociale.

Les prestations électroniques en générale peuvent contribuer à améliorer la qualité des services, réduire la bureaucratie, éliminer les étapes et les files d’attente inutile. En effet ce type de service permet à chaque personne d’être servie dans un temps relativement bref et en un seul endroit.

Pour des raisons spécifiques au contexte africain, nous n’allons pas limiter le champ de la gouvernance électronique au seul volet électronique. Nous intégrerons également l’utilisation d’autres médias de masse tel la radio, la télévision, les journaux. Ce rapport sectoriel sur la gouvernance électronique se compose de trois parties :

La première fait l’état des lieux en matière de gouvernance électronique, la deuxième décrit les produits et les stratégies de développement de la gouvernance électronique, enfin la troisième partie fait ressortir les mécanismes de suivi évaluations des différents produits.

DOMAINE D’ACTION

Sont décrits ci-dessous les différents aspects qui devront être pris en considération par les multiples chantiers de la mise en œuvre de la gouvernance électronique.

Ce chapitre a pour objet de fournir une vision très large des mesures qui devront être successivement inscrites dans le plan d’action qui identifie des projets de réalisation à court et à moyen terme.

3.3.  TECHNOLOGIES ET INFRASTRUCTURES

3.3.1.INTEROPÉRABILITÉ

L’interopérabilité est un des défis majeurs à réaliser. Elle constitue une des conditions nécessaires pour garantir le succès de la gouvernance électronique dans son ensemble. Des voies pour y parvenir sont la coordination entre les différentes initiatives et projets, la centralisation dans la mesure du possible des infrastructures et solutions techniques mises en place, la définition de normes pour les échanges de données, l’utilisation de standards généralement reconnus et de technologies ouvertes.

La gouvernance électronique concerne les administrations et institutions de l’État, les communes, les organismes de sécurité sociale, le secteur médical, les entreprises, les citoyens et les échanges internationaux. Elle repose sur une collaboration optimale entre ces différents partenaires.

Les objectifs de réalisation devront couvrir les différents axes d’interopérabilité :

*      GI (Government Internal)

Les échanges électroniques avec les partenaires tiers ne feront du sens que si les outils de collaboration au sein des administrations auront été mis en place.

*      G2O (Government to Organisation)

Cette relation permettra de décharger considérablement les entreprises dans la mesure où les échanges d’informations pourront se faire d’ordinateur à ordinateur grâce à la normalisation de messages-types.

*      G2G (Government to Government)

Les échanges normalisés entre les partenaires publics contribueront à faciliter les démarches administratives du citoyen et garantiront la cohérence des informations détenues par les différentes institutions.

*      G2C (Government to Citizen)

Le citoyen pourra accéder aux services publics à travers un guichet virtuel unique ; il pourra de la même façon consulter le dossier électronique de ses données personnelles détenues par les administrations.

*      G2IG (Government to International Government)

Cette relation permettra d’échanger électroniquement des informations dans le cadre des accords entre les différents pays. Les interactions entre les différents partenaires seront de trois types :

-     Accès aux informations ou participation à la société de la connaissance (recherche de contenu par les citoyens / entreprises) ;

-     Communication d’informations entre partenaires (échange de documents électroniques) ;

-     Interaction transactionnelle (traitement interactif intégré des demandes de service).

3.3.2.VEILLE TECHNOLOGIQUE ET STRATÉGIQUE

Le plan directeur ne peut être mené à bonne fin que si les personnes en charge du dossier restent tout le temps au courant des dernières innovations et évolutions au niveau technologique, organisationnel et stratégique. Il faut donc que des personnes puissent consacrer leur temps ou du moins une partie de leur temps à assurer au quotidien cette veille et qu’elles garantissent aussi que les enseignements importants tirés de cette activité soient communiqués, circulent et puissent profiter au projet de la gouvernance électronique.

3.3.3.INFRASTRUCTURES

L’État doit évidemment d’abord faire en sorte que ses infrastructures propres conviennent aux exigences que pose la gouvernance électronique. Cela s’applique aux équipements en matériels ou en logiciels, aux réseaux et aux solutions applicatives ou aux services proposés.

Mais cela ne suffit pas. Le Gouvernement doit aussi veiller à ce que des accès large bande pour l’Internet soient disponibles dans la mesure du possible partout et à des prix payables par tout un chacun. Il doit promouvoir les accès publics à l’Internet (écoles, lycées, bornes publiques, etc.). Il doit encourager la mise en place de nouvelles solutions technologiques qui facilitent l’accès aux TIC (UMTS, satellite, etc.).

3.3.4.ÉDUCATION ET FORMATION AUX NOUVELLES TECHNOLOGIES

Le recours à des nouvelles formes d’apprentissage qui utilisent les TIC pour transmettre des connaissances et former des élèves doit être encouragé dans la mesure où ces nouvelles méthodes pédagogiques constituent une réelle valeur ajoutée.

La formation aux TIC doit être promu afin de permettre au plus grand nombre possible de maîtriser ces nouveaux outils qui permettent d’accéder facilement et rapidement à des masses considérables d’informations et de services. La société du savoir exige, en effet, d’avoir, d’une part, une offre de contenu, d’informations, de services. Mais elle a besoin évidemment, d’autre part, aussi de citoyens formés pour être à même de profiter de cette offre.

background: white;">La Gouvernance électronique

background: white;">Les domaines d’action : Le contenu et les services

background: white;"> 

background: white;">Domaine : Gouvernance

background: white;"> 

background: white;">Le 10 10 2013

background: white;">Par Jacques AKANNI

background: white;">Ingénieur Polytechnicien en Informatique et Gestion

background: white;">Expert en Audit, Organisation et Méthodes,

background: white;">Système d’Information et Statistiques

INTRODUCTION

Dans ce document, « Gouvernance électronique » signifie :

L’ensemble des mesures ou décisions qui contribuent à définir le cadre dans lequel évolue la société du savoir, l’administration électronique et plus généralement les TIC.

La gouvernance électronique publique s’inscrit dans un cadre plus large qui est celui de la modernisation de l’État et englobera notamment des mesures de standardisation, de mise en œuvre de moyens technologiques, de refonte organisationnelle et de réforme administrative.

La gouvernance électronique ou e-Governance ou gouvernance en ligne désigne la manière de diriger et d'administrer propre à un gouvernement en ligne, permettant à celui-ci, grâce à l'utilisation d'Internet et des Technologies de l’Information et de la Communication (TICs), d'améliorer les services publics, de développer la responsabilisation et la transparence dans les relations entre les citoyens et l'Administration, tout en favorisant le développement d'une société de l'information et le processus de démocratisation qui l'accompagne.

Le gouvernement en ligne fait référence à l'ensemble des services gouvernementaux accessibles aux citoyens par Internet, la gouvernance en ligne favorise, de son côté, une participation directe des citoyens dans le processus de décision gouvernemental et reflète leurs besoins réels et leur bien-être, en bénéficiant du gouvernement électronique comme outil La stratégie d’appui au renforcement de la gouvernance électronique s’inscrit généralement dans les orientations du plan national de bonne gouvernance adopté par le gouvernement. Ce plan vise à créer les conditions pour réduire les charges de fonctionnement de l’état et améliorer la transparence, la productivité, la qualité des services et la pertinence des prises de décisions et la mobilisation sociale.

Les prestations électroniques en générale peuvent contribuer à améliorer la qualité des services, réduire la bureaucratie, éliminer les étapes et les files d’attente inutile. En effet ce type de service permet à chaque personne d’être servie dans un temps relativement bref et en un seul endroit.

Pour des raisons spécifiques au contexte africain, nous n’allons pas limiter le champ de la gouvernance électronique au seul volet électronique. Nous intégrerons également l’utilisation d’autres médias de masse tel la radio, la télévision, les journaux. Ce rapport sectoriel sur la gouvernance électronique se compose de trois parties :

La première fait l’état des lieux en matière de gouvernance électronique, la deuxième décrit les produits et les stratégies de développement de la gouvernance électronique, enfin la troisième partie fait ressortir les mécanismes de suivi évaluations des différents produits.

DOMAINE D’ACTION

3.2.  CONTENU ET SERVICES

3.2.1.PRODUCTION DE CONTENU

Pour avancer vers la société du savoir, la condition de départ est de disposer d’abord de savoir sous une forme communicable, transférable. Il ne suffit donc pas de disposer de savoir dans la tête des gens mais il faut encore que ce savoir soit fixé d’une manière ou d’une autre sur un support accessible par d’autres êtres humains (Les supports du savoir). Il faut donc produire du contenu, qui est du savoir mis en forme de manière à ce qu’il puisse être communiqué aux autres personnes.

Or, auprès de l’État, beaucoup de savoir n’existe pas sous forme écrite ou sous une autre forme accessible. Il faut donc d’abord le produire, c’est-à-dire rédiger, photographier, filmer, etc.

Culture de l’écrit

L’État fonctionne encore souvent de manière plutôt informelle. Beaucoup de procédures et manières de travailler ne sont pas fixées par écrit mais sont simplement le fait d’habitudes qui se sont instaurées au cours du temps ou de pratiques de telle ou telle personne.

Ce manque de formalisation a sûrement pu avoir ses avantages dans le passé parce qu’il peut permettre une certaine flexibilité et, le cas échéant, une plus grande réactivité. Il présente toutefois aussi le désavantage du manque de transparence et du risque du favoritisme.

Pour que le savoir-faire, les connaissances et les procédures ne soient pas accessibles qu’à quelques personnes mais disponibles pour un plus grand nombre, il faut instaurer une réelle culture de l’écrit. Les agents publics doivent s’habituer à documenter systématiquement toutes les procédures et activités d’une certaine importance. Ceci afin de partager leurs connaissances avec d’autres agents publics mais aussi pour créer les procédures formalisées nécessaires pour assurer la transparence recherchée et pour permettre la mise en ligne sous forme électronique de certains services. Lors de la formalisation des procédures, la définition de procédures lourdes et complexes doit être évitée dans la mesure du possible. La simplicité est ici comme partout un des maîtres mots.

Rédacteurs professionnels des procédures

Pour pouvoir produire le contenu nécessaire, il faut disposer de personnes qui connaissent le domaine concerné, qui aient les compétences rédactionnelles nécessaires pour pouvoir écrire des textes clairs, lisibles et corrects et qui disposent en fait du temps nécessaire pour se consacrer à cette tâche. Or des personnes qui réunissent ces 3 qualités sont une denrée rare au niveau de l’État. Souvent on trouve des personnes qui connaissent leur domaine mais qui n’ont jamais appris à communiquer de manière compréhensible pour des personnes externes au domaine ou qui n’ont simplement pas le temps, parce qu’ils sont déjà surchargés par d’autres tâches, de s’occuper encore de la rédaction de textes de qualité.

L’engagement ou la formation en interne de personnel supplémentaire dédié aux travaux rédactionnels est donc souvent nécessaire. Faute de quoi les sites Internet et les bases de données ne disposeront pas du contenu nécessaire. Et une des conditions de succès de la gouvernance électronique est la disponibilité de contenu de qualité (c’est-à-dire accessible, lisible, correct et aussi concis que possible).

Images, sons et vidéos numériques

L’image, le son et les vidéos devraient, comme cela est déjà en règle générale le cas pour le texte, être acquis dans la mesure du possible directement sous forme numérique. Cela évite des procédures fastidieuses de numérisation et permet de disposer directement du contenu. Il faut évidemment encore classifier de manière intelligente et cohérente ce contenu. Faute de quoi on ne peut tout de même pas le retrouver.

Annuaire central

Un annuaire commun central et unique devrait être mis en place pour l’ensemble de l’État. Cet annuaire devrait comporter toutes les coordonnées (téléphone, téléphone portable, fax, email, adresse de l’organisme public, fonction, etc.) des différents agents publics. Il devrait aussi dans la mesure du possible être à chaque moment à jour, ne pas comporter de doublons et être facilement intégrable dans les différents clients email usuels et les messageries intégrées à mettre en place.

Les données de cet annuaire central devraient aussi être récupérables sur les sites Internet, extranet ou intranet. Ceci afin d’éviter des conflits entre les différentes informations publiées, de garantir des informations aussi récentes que possible et de ne pas forcer les rédacteurs à saisir les mêmes informations à différents endroits. Une gestion des droits performante devra être mise en place pour limiter l’accès à certaines informations plus sensibles aux personnes autorisées.

3.2.2.DIFFUSION DE CONTENU

Pour que la production de savoir ait un sens, il faut évidemment aussi se donner les moyens pour permettre la diffusion au plus grand nombre possible de ce savoir. Tout savoir qui n’existe qu’au fond d’une armoire est en principe perdu pour le reste de l’humanité.

Il faut donc créer des canaux de diffusion efficaces, modernes, rapides et accessibles par le plus grand nombre possible de personnes. L’édition et l’imprimerie traditionnelles continueront sûrement encore à jouer un rôle très important dans ce domaine pour longtemps, mais l’Internet est devenu le canal de diffusion à privilégier de plus en plus à l’avenir :

-     L’Internet a l’avantage de l’actualité des informations.

-     Il permet aussi de joindre un très grand nombre de personnes à des coûts très avantageux.

Le coût d’un site n’est que très marginalement affecté par le nombre de personnes qui le visitent. 10 000 visiteurs / jour ne coûtent pas plus d’argent que 10 visiteurs / jour. Dans l’imprimerie, chaque exemplaire diffusé constitue un coût supplémentaire.

-     Les informations sur Internet sont accessibles tout le temps et à partir de n’importe où.

-     L’Internet permet de trouver l’information recherchée rapidement et de manière ciblée.

-     L’Internet permet d’offrir à côté du contenu des services et de l’interactivité.

Pour que la diffusion de l’information soit efficace et transparente, il faut que l’État dispose d’une politique de diffusion de l’information cohérente et compréhensible par l’utilisateur. L’État ne doit donc pas multiplier inutilement les canaux de diffusion pour le même type d’information. L’État doit chercher à regrouper les informations de même type sur des portails centraux. Est à considérer comme étant du même type ce que le citoyen standard considère comme tel et non pas ce que tel ou tel organisme public a tendance à considérer comme du même type. Le but recherché doit toujours être en premier lieu la diffusion efficace et transparente du contenu et des services et non pas la mise en valeur de tel ou tel organisme public particulier.

Stratégie cohérente

La première chose à faire dans le domaine de la diffusion est de définir une stratégie claire et cohérente en la matière. Si l’État multiplie de manière désorganisée et non coordonnée les canaux de diffusion, il travaille, d’une part, de manière globalement inefficiente à plusieurs égards et, d’autre part, ne répond pas aux besoins du citoyen. Il ne parvient ni à atteindre ses buts – communiquer de manière cohérente vers le plus grand nombre possible, diffuser les informations au moindre coût en ressources humaines et financières possibles – ni à satisfaire les buts de l’utilisateur, c’est-à-dire trouver les informations recherchées rapidement, simplement et structurées selon ses besoins et attentes.

En matière de gouvernance électronique, la diffusion des informations et la mise à disposition de services électroniques se fait pour l’essentiel via des sites web (Internet, extranet ou intranet). Il s’agit donc avant tout de définir une politique de diffusion cohérente et transparente pour ce domaine.

Le principe global à retenir est qu’il est dans l’intérêt à la fois de l’État et de l’utilisateur de réduire au strict minimum nécessaire et utile le nombre de présences sur Internet de l’État. Une multiplication anarchique des sites ne serait pas un signe de la productivité bien orientée des organismes publics et de l’avancement sur le chemin de la gouvernance électronique mais plutôt la preuve du manque d’un concept qui tient la route. Le but ne doit pas être d’offrir un maximum de sites différents mais bien plutôt de proposer les présences Internet qui constituent une réelle plus-value pour l’utilisateur.

Pour minimiser le double emploi, la concurrence contre-productive entre différents sites publics dédiés en partie à des tâches identiques ou similaires, il faut donc mettre en place une planification « urbanistique » des différentes présences de l’Internet publics.

Vision « urbanistique » de la présence Internet publique

www…… le portail national

Ce portail pourrait être, d’une part, un site qui offre des informations très générales sur tous les aspects du pays, d’autre part, un répertoire thématique de liens qui renvoient vers des sites qui permettent d’approfondir les sujets et qui proposent des informations détaillées.

Ce site s’adresse évidemment aux publics nationaux mais aussi plus spécialement aux étrangers qui ne connaissent rien ou presque rien du pays en question. Il sert à offrir un premier aperçu et à diriger, à orienter ensuite vers des sites dédiés.

Guichet unique

Ce portail horizontal est destiné à offrir en ligne l’ensemble des formulaires, des procédures et des services proposés par l’État au sens large (Gouvernement, communes, pouvoir judiciaire, pouvoir législatif, organismes paraétatiques, …). Le but est de proposer tout, en fonction du profil choisi et en fonction de la situation particulière, via un seul portail central. Ceci afin de permettre à l’utilisateur de trouver facilement, rapidement et de manière transparente le service ou la procédure qu’il cherche. Sans qu’il soit obligé de découvrir d’abord quel ministère, quelle administration ou quel autre organisme public est en charge de la matière respective.

Autres portails horizontaux

Parmi ces portails on retrouve, entre autres, www.gouvernement.xx (portail de l’information et de la communication politique du gouvernement), le portail des statistiques et le portail de la législation.

Ce dernier portail doit à moyen terme couvrir tous les aspects de la procédure législative, de l’élaboration du projet ou de la proposition de loi jusqu’à la promulgation. Il doit aussi permettre la recherche sur les normes légales qui ne sont pas des lois (règlements, arrêtés, …). Ne devraient cependant figurer sur ce portail que les aspects qui sont en rapport direct avec les normes légales.

Il s’agit par exemple de :

-     Portail de la législation

-     Portail des impôts

-     Portail des statistiques

-     Portail de l’information et de la communication politique du gouvernement

-     Portail de la gouvernance électronique

Portails thématiques

Des portails thématiques verticaux qui couvrent chacun des thèmes importants traités par l’État sont à mettre en place. La maîtrise d’ouvrage pour chacun de ces portails revient évidemment au(x) ministère(s) - respectivement administration(s) - compétent(s) dans le domaine concerné.

L’avancement des travaux en la matière dépend donc essentiellement du ou des ministères (ou administrations) en charge de la thématique.

Liste des portails thématiques possibles :

1.       Portail de la santé

2.       Portail de la sécurité sociale

3.       Portail du travail

4.       Portail du logement

5.       Portail de l’éducation

6.       Portail du tourisme

7.       Portail de l’économie et des finances

8.       Portail de la culture

9.       Portail de l’environnement

10.      Portail de la fonction publique

12.      Portail de la jeunesse

14.      Portail des sports

15.      Portail de l’agriculture et de la pêche

16.      Portail des transports

17.      Portail de la justice  

18.      etc.

Il faudra ordonner les besoins en fixant les priorités car tout ne peut être réalisé en même temps

Il faudra veiller à fédérer aussi ici dans la mesure du possible et à ne créer que des portails thématiques pour les grands thèmes qui chapeautent un ensemble de sous-thèmes. Donc réaliser p. ex. un grand portail qui couvre l’ensemble du secteur de l’éducation et de la formation et non pas plusieurs portails dont l’un s’occuperait de l’enseignement secondaire, l’autre de l’enseignement universitaire et un troisième de la formation continue. Les portails thématiques proposent, d’une part, les procédures et services de leur domaine (de manière identique à ce qui sera proposé sur le guichet unique) mais aussi, d’autre part, toutes les informations nécessaires et utiles autour du thème qu’ils traitent. Ces informations ne vont pas, pour une très grande partie, se retrouver sur le guichet unique qui n’offre que les informations en rapport direct avec les procédures ou services qu’il offre.

Sites institutionnels

Des sites institutionnels, c’est-à-dire qui présentent un ministère, une administration ou un autre organisme public, ne devraient être réalisés à l’avenir que si la preuve est apportée qu’ils constituent une réelle plus-value pour le citoyen, correspondent effectivement à un besoin de l’utilisateur et n’entrent pas en conflit avec un des portails à réaliser. Pour beaucoup d’organismes, notamment les ministères, une présentation standardisée sur le guichet unique devrait parfaitement suffire pour atteindre le but de pouvoir présenter brièvement l’organisme en question, ses compétences, son organisation et les personnes de contact. La réalisation pour ce type de présence Internet d’un site séparé est souvent à maints égards difficile à justifier en ce qui concerne le rapport entre le coût en ressources humaines et financières nécessaires et les bénéfices qu’on peut recevoir en retour (nombre de visiteurs, diffusion efficace des informations).

Cette disproportion va encore grandir si les portails s’étoffent en proposant plus de contenu et de services. Les sites institutionnels risquent souvent aussi de concurrencer inutilement les portails qui traitent de sujets semblables et de contribuer ainsi à rendre floue et moins efficiente la diffusion du contenu et des services de l’État.

Newsletters

Des newsletters devraient être mises en place de manière systématique sur les portails et les sites. Elles permettent de diffuser des informations (via email ou même sms) sans forcer l’internaute de consulter activement le portail en question. Pour être réellement utiles, ces newsletters doivent pourtant pouvoir être adaptées simplement aux différents besoins des utilisateurs. Ce dernier doit dans la mesure du possible pouvoir définir dans le détail quelle newsletter il veut recevoir. Il faudrait donc mettre en place au niveau central une newsletter qui soit personnalisable et facilement adaptable aux exigences spécifiques de chaque site.

Personnalisation et authentification

Des possibilités de personnalisation (adaptation aux besoins d’un utilisateur spécifique) et d’authentification doivent être mises en place pour les sites Internet. Cela est nécessaire pour pouvoir proposer des extranets sécurisés flexibles, pour pouvoir proposer des services où l’identification fiable de l’internaute est nécessaire et pour pouvoir cibler l’information diffusée en fonction des besoins que définit l’utilisateur pour soi-même.

Intranets et extranets

La diffusion des informations ne pourra pas se faire que via des sites Internet publics. Des services ou informations destinés à des publics restreints spécifiques devront être mis à disposition via des extranets sécurisés.

Des intranets devront être mis en place pour assurer la diffusion au sein des organismes publics ou au sein de l’État dans son ensemble. Devra notamment être mis en place un intranet central pour l’ensemble de l’État qui regroupe toutes les informations et services nécessaires ou utiles pour les agents publics dans l’exercice de leur travail.

Médias traditionnels

Les médias traditionnels (presse écrite, télévision, radio) ne devront pas être négligés dans la définition de la politique de diffusion générale du contenu et des services. Ils constituent toujours encore et pour probablement longtemps un puissant moyen de communication qui doit être pris en compte pour transmettre les informations sur l’avancement des projets ou sur la mise à disposition de nouveaux services ou contenus qui autrement risqueraient de passer inaperçus.

3.2.3.NUMÉRISATION

La numérisation est un des chantiers importants des années à venir. Pour pouvoir mettre à disposition des utilisateurs du savoir, des documents, etc., il faut d’abord que le patrimoine en question soit disponible sous forme numérique et soit archivé de manière structurée. Il est autrement impossible de faire profiter de ces richesses un grand nombre de personnes et donc de permettre la diffusion aussi large que possible du savoir et des connaissances dans la société.

La numérisation est aussi essentielle pour permettre de réaliser l’efficience recherchée. Seuls des documents numériques classifiés de manière professionnelle peuvent facilement et rapidement être retrouvés. Nous devons dans les années à venir franchir le pas d’une organisation qui se repose essentiellement sur les documents en papier vers une organisation où presque tout existe sous format numérique et où le papier ne joue plus qu’un rôle secondaire.

Il ne s’agira pas seulement de numériser les documents papier mais à moyen terme aussi l’ensemble du reste du patrimoine (tableaux, sculptures, photographies, …). Il ne sera pas possible de numériser tout dans une courte échéance. La priorité devra être donnée au patrimoine qui risque d’être perdu à jamais faute de numérisation rapide et à la mise en place de procédures dans tous les organismes concernés qui garantissent que tous les nouveaux documents seront directement et complètement numérisés.

3.2.4.CLASSIFICATION ET ARCHIVAGE

Le contenu de toute sorte, même numérisé, n’est vraiment retrouvable et donc vraiment utile que s’il a d’une manière ou d’une autre été classé et structuré. Cette structuration du contenu doit obéir à des standards généralement partagés et ne peut pas être l’œuvre des choix arbitraires d’une personne. L’Etat a donc besoin de définir des normes dans tous les domaines qui définissent la manière et les règles de classifier et d’archiver.

Les projets à attaquer dans ce domaine sont notamment la définition d’un schéma de classement thématique valable pour tous les organismes publics. L’opportunité de la mise en place d’un thésaurus complet doit être étudiée. Les métadonnées obligatoires et communes doivent être définies pour chaque type de document. Ces métadonnées communes devront être les mêmes dans les différentes bases de données centrales qui gèrent des documents (Web Content Management ; Enterprise Content Management ; etc.). La mise en place de modèles WORD (.dot) standard communs à tous les organismes publics pour certains types de documents est à mettre en œuvre. De tels modèles (templates) standards permettent de disposer de documents structurés de manière identique qui pourront être récupérés beaucoup plus facilement par des systèmes de gestion électronique de documents.

Des archives électroniques doivent être mises en place. Tous les documents administratifs doivent exister à moyen terme sous forme numérique. Le dossier numérique doit devenir le dossier qui a la qualité d’original. Les versions papier qui circuleraient encore n’étant que des copies qu’il ne faudrait pas archiver.

Il faut à cette fin définir des règles d’archivage claires et précises : Quel document doit être archivé ? Pendant combien de temps ? Qui aura accès à quel type de document ?

3.2.5. ACCESSIBILITÉ

L’objectif de l’inclusion poursuivi par ce plan directeur conduit automatiquement et directement à l’obligation de veiller dans tout ce qui est réalisé à le garder accessible pour tous.

Accessibilité signifie :

-     compatibilité dans la mesure du possible avec toutes les plateformes techniques qu’un utilisateur pourrait utiliser ;

-     indépendance du client web (browser) installé sur l’ordinateur de l’utilisateur ;

-     non-imposition dans la mesure du possible de solutions techniques propriétaires qui forceraient l’utilisateur d’installer sur son ordinateur des logiciels propriétaires ou même payants ;

-     compatibilité dans la mesure du possible avec tous les clients via lesquels un utilisateur pourrait accéder aux sites ou aux applications (PC, PDA, télévision, etc.);

-     garantir le bon fonctionnement des sites et des applications proposées indépendamment des préférences personnelles et des paramètres de sécurité que l’utilisateur a défini sur son PC ;

-     permettre aussi aux personnes qui souffrent d’une déficience physique ou mentale quelconque d’accéder au contenu proposé et d’utiliser les services mis à disposition. Ceci signifie entre autres le respect des lignes directrices WAI édictées par le W3C.

Il est clair qu’il s’agit ici d’un but ambitieux et qui ne pourra sûrement pas être réalisé directement partout. Il n’empêche qu’il faudra dans la réalisation de chaque projet avoir aussi cet objectif en tête et essayer de s’y conformer le plus possible.

Pour parvenir à ces fins, il faut agir sur différents fronts :

Normes et lignes directrices 

Des normes et lignes directrices précises et complètes seront définies et regroupées dans un document. Les normes WCAG (Web Content Accessibility Guidelines) de la WAI (Web Accessibility Initiative) du W3C (World Wide Web Consortioum

background: white;">La Gouvernance électronique

background: white;">Les domaines d’action :

background: white;">L’organisation et la gestion

background: white;"> 

background: white;">Domaine : Gouvernance

background: white;"> 

background: white;">Le 10 10 2013

background: white;">Par Jacques AKANNI

background: white;">Ingénieur Polytechnicien en Informatique et Gestion

background: white;">Expert en Audit, Organisation et Méthodes,

background: white;">Système d’Information et Statistiques

INTRODUCTION

Dans ce document, « Gouvernance électronique » signifie :

L’ensemble des mesures ou décisions qui contribuent à définir le cadre dans lequel évolue la société du savoir, l’administration électronique et plus généralement les TIC.

La gouvernance électronique publique s’inscrit dans un cadre plus large qui est celui de la modernisation de l’État et englobera notamment des mesures de standardisation, de mise en œuvre de moyens technologiques, de refonte organisationnelle et de réforme administrative.

La gouvernance électronique ou e-Governance ou gouvernance en ligne désigne la manière de diriger et d'administrer propre à un gouvernement en ligne, permettant à celui-ci, grâce à l'utilisation d'Internet et des Technologies de l’Information et de la Communication (TICs), d'améliorer les services publics, de développer la responsabilisation et la transparence dans les relations entre les citoyens et l'Administration, tout en favorisant le développement d'une société de l'information et le processus de démocratisation qui l'accompagne.

Le gouvernement en ligne fait référence à l'ensemble des services gouvernementaux accessibles aux citoyens par Internet, la gouvernance en ligne favorise, de son côté, une participation directe des citoyens dans le processus de décision gouvernemental et reflète leurs besoins réels et leur bien-être, en bénéficiant du gouvernement électronique comme outil La stratégie d’appui au renforcement de la gouvernance électronique s’inscrit généralement dans les orientations du plan national de bonne gouvernance adopté par le gouvernement. Ce plan vise à créer les conditions pour réduire les charges de fonctionnement de l’état et améliorer la transparence, la productivité, la qualité des services et la pertinence des prises de décisions et la mobilisation sociale.

Les prestations électroniques en générale peuvent contribuer à améliorer la qualité des services, réduire la bureaucratie, éliminer les étapes et les files d’attente inutile. En effet ce type de service permet à chaque personne d’être servie dans un temps relativement bref et en un seul endroit.

Pour des raisons spécifiques au contexte africain, nous n’allons pas limiter le champ de la gouvernance électronique au seul volet électronique. Nous intégrerons également l’utilisation d’autres médias de masse tel la radio, la télévision, les journaux. Ce rapport sectoriel sur la gouvernance électronique se compose de trois parties :

La première fait l’état des lieux en matière de gouvernance électronique, la deuxième décrit les produits et les stratégies de développement de la gouvernance électronique, enfin la troisième partie fait ressortir les mécanismes de suivi évaluations des différents produits.

DOMAINE D’ACTION

Sont décrits ci-dessous les différents aspects qui devront être pris en considération par les multiples chantiers de la mise en œuvre de la gouvernance électronique.

Ce chapitre a pour objet de fournir une vision très large des mesures qui devront être successivement inscrites dans le plan d’action qui identifie des projets de réalisation à court et à moyen terme.

3.1.  ORGANISATION ET GESTION

Tout ce chapitre est en relation étroite avec la réforme administrative et constitue à de nombreux égards un de ses principaux chantiers. La réforme administrative ne peut être menée à bonne fin que si des changements profonds quant au fonctionnement et à l’organisation des ministères, des administrations (gouvernementales ou communales) et des autres organismes publics sont réalisés en parallèle. Les mesures proposées dans ce chapitre ne concernent pas seulement l’administration gouvernementale au sens strict mais aussi en principe la gestion et l’administration des organismes paraétatiques ou d’autres organismes qui exercent dans les faits et malgré leur statut différent des fonctions d’un service public (sécurité sociale, santé, …).

L’Administration doit à tous les niveaux se comprendre comme étant au service du citoyen. Elle doit se comprendre comme service public et tous ses actes et ses procédures doivent placer le citoyen et ses attentes et besoins au centre des préoccupations.

Les projets qui visent à introduire les TIC dans les organismes conduisent souvent à faire éclater au grand jour, à rendre patentes les insuffisances de l’organisation existante. Ils peuvent ainsi constituer une chance de réformer et de moderniser les processus et les manières de travailler.

Cette chance doit être saisie dans la mesure du possible.

3.1.1.     IDENTIFICATION ET DOCUMENTATION DES DIFFÉRENTES PROCÉDURES EXISTANTES

La première chose à faire est d’établir une liste de toutes les procédures et processus qui existent au niveau de l’État et d’analyser aussi leurs impacts par rapport aux organismes externes. Il faudra évidemment aussi décrire en les documentant ces différentes procédures. Cette liste peut alors servir de base à l’identification des procédures qui ne sont peut-être plus nécessaires ou qui pourraient être simplifiées.

3.1.2.     SIMPLIFICATION ET RÉDUCTION DU NOMBRE DE PROCÉDURES

Sur base de la liste évoquée sous le point précédent, il est possible d’identifier les procédures qui ne sont plus d’actualité, plus nécessaires ou qui pourraient être simplifiées. Les mesures législatives éventuelles nécessaires devront aussi être identifiées. Ce travail ne peut être réalisé pour l’essentiel que par les organismes publics concernés eux-mêmes. Vu qu’ils sont la plupart du temps les seuls à disposer dans le domaine en question de la compétence et des connaissances nécessaires.

La gouvernance électronique ne doit et ne peut pas se résumer à une activité de simple reproduction des processus et procédures administratives existantes sur le plan électronique. Elle n’a de sens et de raison d’être que si elle analyse à chaque fois de manière approfondie et consciencieuse l’existant pour découvrir à quel niveau des suppressions de procédures, des simplifications ou des réaménagements profonds seraient souhaitables pour permettre d’avancer un peu plus vers le but d’un État transparent et efficient. Ce n’est qu’après qu’il peut s’agir de traduire électroniquement ces nouvelles manières de procéder réduites à l’essentiel et au vraiment nécessaire.

Cette manière de procéder permet aussi d’économiser globalement beaucoup d’argent. D’une part, via la plus grande efficience des méthodes de travail ainsi produite, d’autre part, parce qu’on ne gaspille pas de l’argent pour traduire électroniquement des procédures superflues ou inutilement compliquées.

3.1.3.     MÉTHODES ET PROCÉDURES FORMALISÉES

Les procédures qui restent suite au travail d’analyse fait sous le point précédent doivent être formalisées. Le souci de simplicité et de transparence doit guider ce travail de formalisation.

La gouvernance électronique ne peut être réalisée que si l’État formalise les procédures existantes et définit des procédures formalisées là où il n’y en a pas du tout. Ceci doit être fait dans le triple but de la transparence, de l’inclusion et de l’efficience.

3.1.4.     MISE À DISPOSITION DE SERVICES EN LIGNE

Les travaux évoqués sous le point précédent peuvent servir à identifier les services qui pourraient être proposés de manière plus efficace sous forme électronique. Ces services devront être intégrés à moyen terme avec des applications back office pour pouvoir constituer une réelle plus-value en ce qui concerne le déroulement en interne du travail.

Chaque service doit obligatoirement et directement être proposé aussi sous forme électronique. Il faudra à chaque fois évaluer les bénéfices qu’une mise à disposition d’un service particulier sous forme électronique apportera, d’une part, au citoyen et, d’autre part, en ce qui concerne le fonctionnement interne de l’organisme public ou de l’État dans son ensemble. Devront être mis en ligne prioritairement les services qui promettent un retour sur investissement élevé.

3.1.5.     DE L’ADMINISTRATION « PAPIER » VERS L’ADMINISTRATION ÉLECTRONIQUE

Il s’agit de passer d’une administration focalisée sur le support « papier » qui est considéré comme le seul pouvant prétendre à la qualité d’original et le seul qui puisse garantir l’authenticité d’un document vers une administration où le dossier électronique a la qualité de l’original et où la communication via des supports papier devient de plus en plus exceptionnelle et est réservée à la communication avec les organismes ou personnes qui n’auraient pas encore d’accès aux moyens électroniques modernes.

Gestion électronique de documents (GED)

Introduction d’une GED dans tous les organismes publics ou qui offrent un service public.

Cela implique la mise à disposition de ressources humaines et financières supplémentaires considérables et la mise en place d’une structure d’encadrement, dédiée au déploiement de la GED dans les organismes publics, hautement compétente au niveau technique mais surtout au niveau de la redéfinition de processus et de procédures et au niveau des capacités de gestion et d’organisation d’organismes publics.

Normes en ce qui concerne l’archivage et le classement

La réalisation du projet GED et d’autres projets en relation avec la gestion électronique de documents impliquent que soient définies pour l’ensemble de l’État aussi rapidement que possible des règles précises et adaptées aux besoins en ce qui concerne l’archivage et des règles globales et viables en ce qui concerne le classement, les métadonnées et la structure des documents électroniques qui seront gérés par le système GED.

Logiciel commun centralisé pour la gestion de tous les formulaires de l’État

Il s’agit de disposer d’un outil commun qui permette de mettre à disposition, sous une forme accessible et ergonomique, tous les formulaires de l’État de manière centrale, de rendre l’envoi de formulaires sous forme papier inutile et d’intégrer les applications back office à mettre en place.

Promotion de l’utilisation du courrier électronique

Le courrier électronique devrait devenir le moyen habituel de communiquer. Les données envoyées par courrier électronique existent de toute façon déjà sous forme électronique et le courrier électronique a l’avantage de la rapidité et de l’efficacité.

Pour réellement pouvoir réaliser quasi la totalité des communications de manière électronique à l’avenir, il faudra néanmoins disposer, d’une part, d’une signature électronique avancée ou, pour certains domaines, peut-être même qualifiée et, d’autre part, mettre en place des solutions d’archivage performantes pour le courrier électronique. Il faudrait aussi définir une charte pour l’utilisation du courrier électronique qui définit les règles et normes à respecter en la matière.

Messageries intégrées

Pour minimiser le recours à des voies de communication non électroniques et pour faciliter et rendre plus rapide et efficient le travail de l’agent public, il faudrait progressivement mettre à disposition des messageries intégrées pour tous les agents. De telles messageries permettent de gérer les différentes formes de communication (e-mail , fax, téléphone, sms, etc.) à partir du même client installé sur l’ordinateur. Elles ont l’avantage de mettre directement à disposition tous les messages ou documents qui passent par ces messageries sous forme électronique et de permettre à l’utilisateur de recourir toujours à la même base de données centrale pour toutes les coordonnées liées à une personne.

Mise en place d’un outil collaboratif ergonomique

Pour augmenter la productivité du travail des agents publics, pour simplifier et rendre plus efficace la collaboration et la communication entre les agents publics, la mise en place d’un outil collaboratif pour l’ensemble des agents publics doit être poursuivi. Cet outil, pour remplir son but, doit être très facile à utiliser et être intégré avec les autres outils déjà utilisés (client email, calendrier, contacts, etc.).

Gestion électronique de la comptabilité et des procédures comptables

Au-delà de l’infrastructure existante et mise en place recemment, il faudrait garantir que toutes les procédures liées de près ou de loin à la comptabilité (demandes d’engagement, visas, factures, etc.) puissent se dérouler sous forme électronique du début jusqu’à la fin sans qu’il y ait encore transmission de documents sous forme papier et nécessité de gérer et de saisir les mêmes données à plusieurs endroits et dans différentes bases de données.

Marchés publics en ligne

L’État va poursuivre le projet de mettre en ligne sous forme de service électronique complet les procédures en relation avec les marchés publics. Les procédures back-office devront être adaptées en conséquence.

Gestion du contenu audiovisuel

Les photos, enregistrements audio ou vidéo devraient aussi dans la mesure du possible être disponibles sous forme numérique et être classés et indexés dans des bases de données. Faute de quoi ce contenu est virtuellement inexistant vu qu’il ne peut être retrouvé et accédé que très difficilement.

Vu qu’il n’est pas envisageable de numériser dans des délais courts tout le contenu ancien de ce type, il faudrait au moins essayer de garantir que le nouveau contenu produit le soit dans la  mesure du possible directement sous forme numérique. Recourir dans la mesure du possible à des appareils photos numériques de qualité, à des enregistreurs numériques ou à des caméras vidéo numériques serait donc indiqué.

Gestion des congés

Pour simplifier le travail des différentes personnes en charge de la gestion du personnel au niveau des organismes publics et pour simplifier et rendre plus transparente les procédures liées aux demandes de congé et la gestion des congés en général, un outil central de gestion doit être mis en place. Cet outil doit permettre de définir des procédures d’autorisation de demandes de congé et doit fournir aux agents publics eux-mêmes et aux personnes en charge de la gestion du personnel à chaque moment une vue exacte et transparente de la situation (types de congé, congés restants, congés de maladie, etc.).

Système d’information géographique (SIG) central et commun

De nombreux projets ont besoin d’un système d’information géographique. Au lieu de créer pour chaque projet une solution ad hoc, il faut mettre en place un système d’information géographique central commun qui puisse être personnalisé et adapté aux différents besoins. Ce système doit être intégré avec l’infrastructure mise en place pour les sites web. Le système permettra notamment la localisation des différents organismes publics.

Responsable pour la gouvernance électronique

Pour pouvoir assurer la réalisation du plan directeur dans les organismes publics, ces derniers doivent disposer de personnes compétentes qui sont en charge du dossier de la gouvernance électronique et qui le font avancer en interne. Ces personnes doivent jouer un rôle comparable à celui d’un CIO (Chief Information Officer) dans une société privée. Ils sont responsables de la transition de leur organisme vers les méthodes de travail et de communication modernes basées sur les TIC. Cette nouvelle fonction exige des compétences managériales élevées. Elle devrait être réservée à des personnes qui connaissent parfaitement le fonctionnement de leurs organismes respectifs et qui disposent par ailleurs des connaissances nécessaires pour comprendre comment ils peuvent améliorer l’organisation du travail et les flux d’informations grâce aux TIC.

3.1.6.     TRAVAIL À DISTANCE ET SERVICES À DISTANCE

Le travail à distance peut, pour certaines fonctions, être une alternative intéressante à la manière de travailler habituelle. Il présente l’avantage de permettre, dans certains cas de figure, de mieux concilier vie professionnelle et vie familiale. Il ne doit cependant pas entraver le fonctionnement normal d’un organisme.

La possibilité d’accéder à distance (p.ex. de son domicile ou de l’étranger) de manière sécurisée et simple (via VPN ou une autre technologie) à l’ensemble des documents, applications ou services nécessaires pour pouvoir travailler doit exister à moyen terme pour chaque agent public.

L’opportunité de recourir plus souvent à des téléconférences pour des réunions doit être étudiée. Cette manière de travailler (moins de déplacements) pourrait permettre des gains de temps et donc d’efficacité importants.

Les services à distance doivent être promus ou mis en place là où ils peuvent constituer une plus-value pour le citoyen ou pour l’organisme public. Les services de télémédecine1 ne sont qu’une des possibilités dans ce domaine. On pourrait imaginer des call centers d’un nouveau type qui via vidéo-téléphonie pourraient constituer une sorte de bureau d’assistance aux citoyens à distance.

3.1.7.FORMATIONS

Toutes les initiatives décrites plus haut doivent évidemment être accompagnées de mesures de formation conséquentes. Les agents publics doivent dans ces formations apprendre comment utiliser à bon escient les nouveaux outils technologiques mais il s’agira aussi de leur expliquer le pourquoi des changements. Ces projets ne pourront réussir à moyen terme que s’ils rencontrent l’adhésion des premiers concernés, les agents publics eux-mêmes.

Les agents publics doivent être formés aux TIC, aux nouvelles méthodes de travail, aux nouvelles procédures. Ils doivent assimiler les nouveaux savoir-faire, comprendre les raisons des changements demandés, se familiariser avec les règles communes (normes, chartes, référentiels, lignes directrices, bonnes pratiques, etc.) qui devront être mises en place.